6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI HK. AYDINLATMA POLİTİKA METNİ
17 Mayıs Derneği paydaşlarına ait çeşitli kişisel veriler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVKK) uygun olarak, veri sorumlusu sıfatıyla Dernekler Kanunu çerçevesinde faaliyet gösteren 17 Mayıs Derneği tarafından işlenmektedir. Kişisel verilerin işleme amacı, şekli ve aktarım durumu aşağıda açıklanmıştır.
Tanımlar
İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Hakkında Aydınlatma Metni’ nde geçen;
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kanun (“KVKK”): 7 Nisan 2016 tarihinde Resmi Gazete’ de yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,
Dernek, 17 Mayıs Derneğini,
Etkinlik, tek başına veya partnerlerle birlikte derneğin organizasyonunun parçası olduğu faaliyetleri,
Veri Sahibi: Dernek tarafından tek başına veya partnerlerle ortak etkinliklere katılan kişileri,
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri Sorumlusu/: Derneği,
Metin: İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Hakkında Aydınlatma Metni’ ni ifade eder.
1. Veri Sorumlusu
KVKK uyarınca Üye ve/veya Veri Sahibi olarak DERNEK ile paylaştığınız kişisel verileriniz; Veri Sorumlusu tarafından aşağıda belirtilen kapsamda değerlendirilecektir.
2. Kişisel Verilerin Toplanması Yöntemi, Amacı ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, dernek tarafından, dernek üyeliğinden kaynaklanan yasal zorunluluklar, dergi aboneliği de dahil olmak üzere dernekle yaptığınız sözleşmelerin ifası için, dernekle yaptığınız iş sözleşmesinin ifası için, dernek organlarına seçilmenizden kaynaklı talep edilen yasa gereği zorunlu bilgiler, dernek etkinliklerine katılım durumunuzda sizinle iletişimi sürdürmemizi istemeniz veya etkinliği fonlayan kuruluşlarla yapılan sözleşmenin ifası amacı ile katılım durumunuzu belgelemek, dernek yayın organlarına yazı vermek, dernek tarafından desteklenen haber web sitesindeki habercilik faaliyetlerinin ifade özgürlüğü kapsamında sürdürülmesi, konaklamalı ve/veya uzaktan katılınan etkinliklerde konaklama ve ulaşım sözleşmelerinin kurulabilmesi için, dernekle imzalamış olduğunuz vekalet, istisna, eser, ortaklık sözleşmelerinin kurulabilmesi ve ifa edilebilmesi için alınmaktadır.
Hiçbir biçimde özel nitelikte kişisel veri talep edilmemektedir. Etkinlik sırasında talep edilen bilgiler isim – soy isim, telefon numarası, mail adresi ile sınırlıdır. Etkinliğe eğitmen veya katılımcı olarak katılanlardan bu bilgilerin yanı sıra ödemeye esas bilgiler ile uçuş ve konaklama talebi varsa, bu hizmetlerin temin edilmesi için öğrenilmesi zorunlu bilgiler de alınabilmektedir.
Bunun yanı sıra etkinlikte, önceden rıza alınarak çekilen fotoğraflar da dernek faaliyet raporu veya fon veren kurumlara hazırlanan raporlar için kullanılabilir. Bu raporlar, sosyal medya araçları ile kamuoyuna duyurulabilir. Bu şekilde elde edilmiş ve bununla sınırlı veriler, dernek tarafından sunulan hizmetlerin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi için KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak, KVKK’ nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işbu Metin’de belirtilen amaçlarla toplanabilmekte, işlenebilmektedir. Aktarım, ancak Türkiye Cumhuriyeti yasaları ve kararnamelerinin ve bu kapsamda akdedilmiş bulunan sözleşmelerin gerektirmesi halinde, fonlayan kuruluşun yasal veya sözleşmesel gerekçelerle söz konusu olabilir.
3. Derneğin Amacı
Derneğin amacı, cinsel yönelim, cinsiyet kimliği, cinsiyet ifadesi ve cinsiyet karakteristiği ayrımcılığı alanında; bireysel ya da toplumsal düzeyde yaşanan her türlü ayrımcılıkla mücadele için bilimsel, kültürel, sosyal, sanatsal, eğitsel faaliyetler yaparak aynı zamanda sosyal hizmet, savunuculuk, farkındalık ve insan hakları izleme, belgeleme ve raporlama faaliyetleri yürüterek eşit ve özgür bir toplumun inşasına katkıda bulunmaktır.
4. İşlenen Kişisel Verileriniz ve Kişisel Veri İşleme Amacı
4.1 İşlenen Kişisel Verileriniz:
Etkinlik esnasında ve/veya Hizmet’ in ifası kapsamında tarafınızdan sağlanan, örnek kabilinden olmak üzere işlemeye konu olabilecek kişisel verileriniz aşağıdaki gibidir:
|
Kimlik Verisi |
Ad-soyad, T.C. Kimlik no, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, |
|
İletişim Verisi |
Telefon numarası, e-posta adresi (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi), iletişim adresi |
|
Görsel ve İşitsel Veri |
Fotoğraf |
|
Finansal Veri |
banka hesap bilgileri. |
|
Mesleki Deneyim |
Unvan |
4.2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları:
KVKK’ nın 4., 5. ve 6. maddeleri uyarınca kişisel verileriniz dernek tarafından, fon kuruluşlarına, devlet kurumlarına ve dernek denetim organlarına hesap verilebilirliği sağlamak amacı ile,
4.3. Kişisel Verilerinizin Rıza Aranmaksızın İşlenebileceği Haller
Kanunun 5. maddesinin 2. fıkrasına uygun şekilde kişisel verileriniz,
a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. Örneğin dergi aboneliklerinizle, hizmet / istisna / iş / eser / taahhüt sözleşmeleriniz ve sair atipik sözleşmelerin kurulması ve ifa edilmesi için bu madde kapsamında özel nitelikte olmayan kişisel veri işlenebilecektir,
ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. Örneğin, dernek organlarına seçilmeniz halinde sivil toplum müdürlüğü taşra teşkilatınca talep edilen zorunlu bilgiler, üyelik halinde ilgili yönetmeliğe göre toplanması gereken bilgiler rıza aranmaksızın işlenebilecektir,
d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, nedenleriyle açık rıza aranmaksızın işlenebilir. Etkinliklere katılım için kurumumuzun kişilere dönük konaklama, ulaşım gibi başlıklarda harcama yapmış olması durumunda, kurumumuzun tüzüğünde yer alan iç denetim prosedürlerinin yerine getirilmesi, fon sağlayanların denetimleri, dış finansal denetimler, İçişleri Bakanlığı, Valilikler, Kaymakamlıklar ve Sivil Toplum Genel Müdürlüğünün merkez ve taşra teşkilatına karşı hesap verme zorunluluğundan kaynaklı denetimlere bağlı olarak, harcama kayıtları ve bağlı özel nitelikte olmayan bilgi ve belgeler, işlenebilecektir.
5. Kişisel Verilerin Aktarımı ve/veya Paylaşımı
maddede belirtilen verilerden ulaşım ve konaklama için zorunlu olanlar, 17 Mayıs Derneğinin hizmet alım ihalesini üstlenen seyahat acentasına uçak biletlerinin ve konaklama rezervasyonlarının gerçekleştirilmesi amacına özgü alınmakta ve aktarılmaktadır.
İletişim verileri ise derneğin size faaliyetleri doğrultusunda ve bu amaçla sınırlı olarak ulaşması amacı ile saklanacaktır.
Dernek, kişisel verilerinizi yurtdışına aktarmamaktadır.
6. Kayıtları Saklama Süreleri
|
Etkinlik İçin Talep Edilen Kimlik Verisi |
17 Mayıs Derneği etkinlik sırasında imza föyü oluşturma uygulaması gerçekleştirmektedir. İsim ve soy ismi içeren ve fon sağlayanlar tarafından fonlanan etkinliklerin katılım föyleri, giderlerin proje amaçlarına uygun şekilde yapıldığını belgelemek amacı ile on yıl süre ile bağımsız denetim firmasının ve fon sağlayan kuruluşun erişimine açıktır. Bu süreyi takiben imha edilir. |
|
Etkinlik Sırasında Alınan İletişim Verisi |
17 Mayıs Derneği kişilerin iletişim bilgisini talep etmez ancak kişi sonraki etkinliklerden haberdar olmak amacıyla e- posta, telefon numarası gibi iletişim bilgilerini paylaşmışsa, bu iletişim bilgisi üçüncü kişilerle paylaşılmaz. Ancak etkinlik bir başka dernek, baro, devlet kurumu ve benzeri ile birlikte yapıldıysa bu, o bilgilere ilgili kurumun da erişebildiği anlamına gelir. Bu bilgiler 17 Mayıs Derneği’nde, ilgiliyle iletişim kurmak amacı ile on yıl boyunca saklanır. Bu on yıllık süre bitmeden kişi, kendisi ile iletişim kurulması yönündeki iradesini özel olarak veya katılmış olduğu yeni bir etkinlikte kendisiyle iletişim kurulmasını sağlamak için föye iletişim bilgisini yazmak suretiyle tekrar bildirmişse, on yıllık süre bu son bildirimden sonra başlayacaktır. |
|
Konaklama veya transfer talep edilmişse buna ilişkin kimlik verisi |
17 Mayıs Derneği kendi etkinliklerine katılma isteğini yerine getirdiği şehir dışı katılımcılarından, konaklama ve taşıma sözleşmelerinin kurulması için gereken bilgileri talep eder. Bu bilgilerin kullanımı sırasında, KVKK hükümlerine uygun hareket edilir ve iş sürecinin sona ermesiyle imha edilir. |
|
Fotoğraflar |
17 Mayıs Derneği Web sitesi, bir medya portalı olarak basın kuruluşlarının tabi olduğu kurallara tabi olmakla birlikte 17 Mayıs Derneği çalışanları kişilerin açık rızası olmadan onların kim olduklarının anlaşılmasına yol açacak şekilde fotoğraf çekmez ve toplu fotoğraf çekimlerinde gerekli açıklamayı yapar. Kimliği belirlenmeyecek şekilde çekilen fotoğrafların çekimi için ise bu kural uygulanmaz. |
|
Abonelik Sözleşmesi için Paylaşılan Veriler |
Hukuki düzenlemeler daha uzun bir süre saklamayı gerektirmiyorsa sözleşmenin sona erdikten sonraki bir yıl, aboneyi tekrar abone olmaya davet amacıyla açık rızasıyla saklanır. Ancak abonelik sözleşmesinden kaynaklanan faturalar ve bunların bağlı olduğu evrak, dernek iktisadi işletmesinin Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre yükümlülükleri olması nedeniyle on yıl süreyle saklanır. |
|
17 Mayıs Derneği’ne Hizmet Satanların Sözleşme Verileri |
Hukuki düzenlemeler daha uzun bir süre saklamayı gerektirmiyorsa on yıl. |
|
Diğer Sözleşmeler |
Hukuki düzenlemeler daha uzun bir süre saklamayı gerektirmiyorsa on yıl. |
|
Online Danışmanlık Sırasında Edinilen Veri |
17 Mayıs Derneği web yoluyla verdiği danışmanlıkta kişilerin özel nitelikteki kişisel bilgisini veya kimlik bilgilerini talep etmemektedir. Bununla birlikte danışanın verdiği kişisel bilginin kapsamına bakılmaksızın son yazışmayı takip eden senenin ilk ayında mail içeriği silinecektir. |
|
Özlük Bilgileri |
15 yıl saklanır |
7. Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Önlemler
Kişisel verilerin korunması dernek için önemli bir konudur. Dernek, kişisel verilere yetkisiz erişim veya bu bilgilerin kaybı, hatalı kullanımı, ifşa edilmesi, değiştirilmesi veya imha edilmesine karşı korumak için gerekli önlemleri almaktadır. Dernek, kişisel verilerinizi gizli tutmayı, gizliliğin sağlanması ve güvenliği için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir. Derneğin gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, web sitesine ve sisteme yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, dernek bu durumu derhâl sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir.
8. Kişisel Veri Sahibinin KVKK Madde 11’de Sayılan Hakları
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Metin’de aşağıda düzenlenen yöntemlerle derneği iletmeniz durumunda dernek, talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, dernek tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
Ayrıca eksik veya yanlış işlenen kişisel verileriniz söz konusu ise veya işlenen kişisel verilerinizde herhangi bir değişiklik olması durumunda bu verilerinizi değiştirmek, güncellemek ve açık rızalarını çekmek istemeniz durumunda bu açık rızayı çektiğinizi bildirmek için derneğe yazılı başvuruda bulunabilirsiniz.
KVKK Madde 13/1 gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle derneğe iletebilirsiniz. Bu çerçevede derneğe KVKK Madde 11 kapsamında yapacağınız başvurularda yazılı olarak başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVKK Madde 11’de belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi EK-1’de yer alan Başvuru Formu’ nu doldurarak; formun imzalı bir nüshasını “Mithatpaşa Cd. 10/11 Kızılay/Ankara” adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVKK ’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu info@17mayis.org adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.
9. Değişiklikler
Dernek, işbu Metin’de her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Hakkında Aydınlatma Metni ’nin www.17mayis.org web sitesine konulmasıyla birlikte derhâl geçerlilik kazanır. İşbu Metin’deki değişikliklerden haberdar olmanız için, size gerekli bilgilendirme yapılacaktır.
10. Uygulanacak Hukuk, Yetkili Mahkeme ve İcra Daireleri
İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Hakkında Aydınlatma Metni, Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına tabidir. İşbu Metin’in uygulanmasından doğabilecek her türlü uyuşmazlığın çözümünde Ankara Merkez Mahkeme ve İcra Daireleri yetkilidir.