Yönetim Kurulu ve Genel Koordinatörün öncelikli kolektif sorumluluğu zamanında ve etkili karar alarak insan hakları hareketinin güçlenmesine katkı sağlamaktır.
Bu paylaşılmış görevi, daha detaylı olarak:
Bu ortak görevi, Yönetim Kurulu ve Genel Koordinatörün sorumlulukları birbirine bağlı iki işlev üzerinden gerçekleşir:
1.Yönetişim işlevi
Yönetişim, Yönetim Kurulunun öncelikli sorumluluğudur.
Yönetişim; amaçların gerçekleşmesini sağlamak için bir kurumda yetki, yönlendirme ve kontrolün icrası olarak tanımlanmıştır.
Bu sorumluluk Genel Kurul tarafından YK’ya devredilmiştir ve YK bu işlevin tam ve başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi için Genel Kurul’a karşı sorumludur. Bu işlev, öncelikle strateji ve politikalar belirleme, geleceğe dönük yönlendirmeler, öncelikler, planlar ve bütçelerle ilişkilidir. YK, bu alanlarda resmi karar alma yetkisine sahiptir.
Genel Koordinatörün, YK’ya doğru bilgi sağlamak, YK’yı desteklemek ve YK’ya tavsiyelerde bulunmak yollarıyla yönetişimde de rolü ve sorumluluğu vardır.
Yönetim, Genel Koordinatörün öncelikli sorumluluğudur. Bu sorumluluk, YK tarafından Genel Koordinatör’e verilmiş bir yetkidir. Bu yetkinin tam ve başarılı bir şekilde yerine getirilmesi için Genel Koordinatör, YK’ya karşı sorumludur. Bu görev, öncelikle operasyonel planlama, eylem stratejilleri, yönetim ve uygulama alanlarında karar almayla ilişkilidir. Bu görevlerde YK’nın tavsiye vermek ve desteklemek gibi görevleri olsa da karar alma sorumluluğu Genel Koordinatör’ündür.
Genel Koordinatör, 17 Mayıs Derneğinin üzerinde uzlaşılmış yönetim süreçlerine bağlı kalmasını sağlar ve planların etkili ve koordineli, bütçeye ve yıllık eylem planına uygun bir biçimde uygulanmasını gerçekleştirir.
YK ve Genel Koordinatörün Misyonları
YK Misyonu
17 Mayıs Derneği için yönetişimi, yön vericiliği sağlamak; Genel Kurul kararlarını uygulamak; derneğin vizyonu, misyonu ve stratejik planına uygun hareket etmesini sağlamak; politikalarını belirlemek; derneğin operasyonlarının mümkün olan en yüksek standartlarda gerçekleşmesini sağlamak.
YK Görevleri
17 Mayıs Derneği tüzüğüne uyumu sağlamak
İhtiyatlı ve şeffaf bir mali izlemeyi sağlamak
Derneğin geleceğini öngörmek ve planlamak
Derneğin Stratejik Planını oluşturmak ve etkili uygulamasını sağlamak
Derneğin düzgün işlemesi için gerekli politikaları oluşturmak
Hareketle ilişkili konularda Derneğin pozisyonunun belirlenmesine liderlik etmek
Derneğin gönüllü insan kaynakları ve üyeliğinin hareketliliği ve büyümesini etkili bir biçimde sağlamak
Derneğin yapılarını hesap verebilir kılmak
Genel Koordinatörü işe almak, yönetmek, takdir etmek ve hesap verebilirlik yapısını oluşturmak
Genel Koordinatör Misyonu
YK ile işbirliği içinde, 17 Mayıs Derneği için koordinasyon, yönetim ve idareyi sağlamak.
Yönetim Kurulu, Başkan, Sayman ve Genel Koordinatör’ün Görev Tanımları
Başkan Görev Tanımı
Başkanın sorumlulukları:
Tüzükte, YK misyonunda ve görev tanımında belirtilen YK sorumluluklarının tam ve etkili bir biçimde gerçekleştirilmesini sağlamak
Sorumlulukların, izleme süreçlerinin ve değerlendirme sonuçlarının delegasyon ve görevlendirmeler aracılığıyla, genel iş programını koordine etmek
YK adına hareketle etkili bir biçimde iletişim kurmak
Toplantılar arasındaki sürede gerekli olan ve delege edilmiş kararları Sayman’la birlikte almak ve saymanla birlikte çalışmak
YK ve Genel Koordinatör arasında ilk aracı olmak. Genel Koordinatörün desteklenmesi ve bilgilendirilmesi için öncelikli sorumluluğu üstlenmek.
YK içinde ve YK ile Genel Koordinatör arasında, dâhil edici ve iş birliği içinde bir takım atmosferi yaratmak
YK bütçesini uygun bir biçimde, onay sorumluluğu da dâhil olmak üzere, yönetmek
YK ve Genel Koordinatörle istişare ederek YK gündemini ve iş planını hazırlamak ve toplantılara verimli bir biçimde başkanlık etmek.
Genel Koordinatörü üzerinde uzlaşılmış temel görevlerde desteklemek
Sayman Görev Tanımı
Saymanın Sorumlulukları:
Hareketin finansal yararlarını gözetmek,
Mali konularda YK’nın ofisle iletişim kurmasını sağlamak,
Derneğin finansal yararını gözetirken risk analizi yaparak gelecekte oluşacak yönelimler ve tehditler hakkında yk ya bilgi sunmak,
Denetleme Kurulu ve YK arasında ilk iletişim kişisi olmak
Genel Koordinatörün ve Finans Koordinatörünün finansal konularda sorumlu olduğu alanlara ilişkin YK’ya tavsiye ve yön vermek
Derneğin mali yararı konusunda genel kurula rapor vermek ve denetlenmiş hesaplarını ve geleceğe yönelik bütçeleri sunmak
Genel Koordinatör Görev Tanımı
Genel Koordinatör 17 Mayıs Derneğinin kaygılarını hükümete, stklara, devletlerarası kuruluşlara, uluslararası medyaya ve genel kamuoyuna karşı etkili bir biçimde temsil edilmesini ofisle birlikte organize eder.
Dernek adına yüksek düzeyde dış ilişkileri tesis eder ve dernek adına bu düzeylerde harekete geçmekle sorumludur. Bu sorumluluğunu ilgili alanda delege edebilir.
Genel Koordinatör, YK ve hareket için danışmanlık sorumluluğu vardır.
İnsan haklarını yaygınlaştırmak ve korumak için stratejileri ve planları koordine eder ve geliştirir.
Kriz durumlarında karar vermek için Genel Koordinatör liderlik üstlenir. Çalışma grupları ve üyeleri için motivasyonel koordinasyon sağlar. Grupların çalışmalarını toplantılar ve iletişim yoluyla teşvik eder. Hareketin stratejik planlama süreçlerine koordineli bir yaklaşım getirir
Ofisin stratejik planlama süreçlerine koordineli bir yaklaşım geliştirir. Ofisin etkili ve verimli çalışmasının genel sorumluluğunu üstlenir, iş planlarının, bütçelerin ve YK’nın stratejilerinin katılımcı bir biçimde uygulanmasını sağlar. Derneğin kaynak geliştirme çalışmalarını yürütür.
Genel Koordinatörün karar alma süreci
Hareketle eşgüdüm ve hareketin yönetilmesi; Operasyonel planlama; Strateji; araştırma, eylem, gelişme ve krizlere yanıt verme; Ofis yapısı; Temsil rolü, arasındaki alanlar Genel Koordinatörün karar alma alanına girer. YK, bu alanlardaki karar alma süreçlerinin hazırlığında tavsiyede bulunur. Bu kararlardan Genel Koordinatör sorumludur.
Eylem planının yıllık bütçeye uygun bir şekilde uygulanmasından sorumludur.
YK’nın etkili biçimde örgütlenmesinin süreçleri: YK ve Genel Koordinatör arasındaki iletişim ve iş bölümü
YK nın bilgi talepleri
Sadece YK’nın bir bütün olarak verdiği kararlar Genel Koordinatör üzerinde bağlayıcıdır. YK üyelerinin bireysel karar ya da görevlendirmeleri diğer görevli ya da komitelerin kararları Genel Koordinatör üzerinde bağlayıcı değildir.
İş planı
YK kendi çalışma dönemini kapsayacak bir çalışma planı çıkarır. Bu uzun vadeli gündemin önemli bir özelliği stratejik ve operasyonel planların uygulanması ve geliştirilmesi için gerekli karar alma ve politika alanlarının belirlenmesidir. Bu konular, görev dönemi içinde uygun bir şekilde toplantılarda dağıtılır.
Gündem
Her YK toplantısı için taslak gündemler bir hafta öncesinden başkan tarafından Genel Koordinatörün desteğiyle hazırlanır ve tüm YK üyelerinin görüşlerine sunulur.
Belgeler
YK toplantılarına sunulacak bütün belgeler koordineli bir biçimde hazırlanmalı ve ilgili tüm paydaşlarla gerekli istişareler yapılmış olmalıdır. Bütün belgeler, en az bir hafta öncesinen YK kendi öznel koşulları gereği bu kurallara geçici istisnalar getirebilir.
İç Belge
Hem görev süresince hem de görevin bitiminden itibaren, YK görevi çerçevesinde elde edilen her türlü yayınlanmamış belge ve bilginin mahremiyeti her YK üyesi tarafından korunmalıdır. Bu tür yayınlanmamış bilgiler YK üyesi görevlerinin uygun gereksinimleri dışında asla kullanılamaz.
Genel Yönetim Kısıtı
Görevini ifa ederken, Genel Koordinatör, Dernek ve ofisinin güvenli olmayan, yasaya aykırı, etik dışı, tedbirsiz bir biçimde işlemesine veya YK ve Dernek ilke ve politikalarının ihlal edilmesine neden olacak olan eylemlere kalkışmamalı, bunlara izin vermemeli ve bu türden girişimleri önlemede yetersiz kalmamalıdır. Aynı şekilde, 17 Mayıs Derneğini ya da çalışanlarını kabul edilemez mükellefiyetler altına sokmamalıdır.
Yönetim Kurulu ile İletişim ve Danışmanlık
Genel Koordinatör, yönetim kurulunun çalışmalarında bilgi ve destekten yoksun kalmasına izin vermez. Genel Koordinatör, kendi sorumluluklarını yerine getirmesi için elzem herhangi bir bilgi ve tavsiyenin yönetim kurulu ile paylaşılmaktan kaçınılmadığını garanti altına almalıdır.
Genel Koordinatör, Derneğin personeli ve imajına ilişkin olumsuz bilginin ulaştırılmasında gecikmemeli ve yönetim kuruluna dışsal ve örgüt içi faaliyet alanındaki önemli değişimlerle ilgili eğilimler, olgular ve bilgiye dair zamanında bildirimde bulunmayı ihmal etmemelidir.
YK’nın yönetişime ilişkin kendi politikaları ile uyuşmadığını düşündüğünde Genel Koordinatör YK’yı bilgilendirmelidir.
Hareket ile İletişim
Görevini ifa ederken, Genel Koordinatör, harekete yanıltıcı bilgi ve uygun olmayan tavsiyenin taşınmamasını sağlamalıdır.
Kamuoyu ile İletişim (Halkla İlişkiler)
Görevini ifa ederken, Genel Koordinatör, eylemlerin ve kamuya dönük beyanların derneğin kamuoyu nezdindeki imajının ve güvenilirliğinin, üstlendiği misyonu yerine getirmesine engel olacak biçimde, tehlikeye atılmamasını sağlamalıdır.
Finansal Kurallar
Genel Koordinatör, YK’nın açık onayı olmaksızın bütçeyi de içerecek biçimde yürürlükteki onaylanmış operasyonel plandan sapmamalıdır. Her ne kadar finansal yetkilendirmeyi de kapsayan kararlaştırılmış politikalar bulunsa da, Genel Koordinatör YK’nın finansal, bütçeye ilişkin ve mali kontrol alanındaki nihai otoritesini dikkate almalıdır.
Genel Koordinatör, fonların faturalandırılması, kullanımı ve harcanmasına ilişkin üzerinde anlaşılmış denetim pratikleri ve kontrollerine riayet etmelidir.
Varlıkların Muhafazası
Genel Koordinatör Derneğin varlıklarının korunmasız kalmasına, uygun olmayan biçimlerde tasarruf edilmesine ve fikri mülkiyet hakkının gözetilmemesine izin vermemelidir.
İnsan Kaynaklarına İlişkin Kısıtlamalar
Genel Koordinatör personeli adil olmayan, etik dışı veya hukuka aykırı muamele karşısında korumalıdır. İşe alımlar, performans değerlendirmesi ve işten çıkarmalarda etik dışı ve hukuka aykırı bir işleyiş olmamasını sağlamalıdır. Danışmanlara, sözleşmeli personele ve gönüllülere yönelik istihdam, tazminat ve sağlanan avantajlar konusunda derneğin mali bütünlük ve kamuoyu nezdindeki imajının riske atılmasına neden olmamalı ve izin vermemelidir.
Genel Koordinatörlük hizmetinin yitirilmesi
YK’nın düzenli bir biçimde Genel Koordinatörsüz kalmasını ya da aniden Genel Koordinatörün yitirilmesini önlemek için Genel Koordinatör önlemler almalıdır. Kendi sorumluluk alanlarının yeterli bir biçimde gerçekleştirilmesi için önlemler almak Genel Koordinatörün sorumluluğudur.
Genel Koordinatörün Hesap verebilirliği
Genel Koordinatör, YK’nın atadığı tek kişidir.
Genel Koordinatörün sorumlulukları, Genel Kurul kararları ve YK politikaları, direktifleri ve kararları uyarınca oluşturulan parametreler çerçevesinde YK’nın kendisini yetkili kıldığı otorite kullanımı ile konumlanır.
Genel Koordinatörün hesap verebilirliği;
Genel Koordinatörün iş tanımı;
Bütçeyi de kapsayacak biçimde yürürlükteki operasyonel plan doğrultusunda belirlenir.
Genel Koordinatör her mali yılın sonunda takip eden mali yıl için hedefleri oluşturacak ve bunları onay için YK’ya sunmadan önce başkan ile görüşecektir.
Genel Koordinatörün performansının yetersiz bulunması ya da görevlerini layıkıyla yerine getirmesine ilişkin güven kaybının ortaya çıkması durumunda YK, bir bütün olarak, mümkün olduğunca uzlaşmacı bir biçimde Genel Koordinatörün sözleşmesindeki hüküm ve koşullara uygun bir biçimde ilişkinin sonlandırılmasını sağlamakla yükümlüdür.