17 Mayıs Derneği Yönetim Kurulu, Denetim Kurulu, çalışanlar, gönüllüler, bu belgeye uymakla yükümlüdür.
Bu belge 17 Mayıs Derneği çalışanları ve yöneticileri kurum içinde herhangi bir rüşvet veya yozlaşma belirtisi fark ettiğinde izleyecekleri prosedürleri belirliyor.
17 Mayıs Derneği, Dernekler ve ilgili kanunlara bağlı olarak ve üye ve destekçilerinin mahremiyetini göz önünde bulundurarak şeffaflığı artırmak ve yolsuzluk risklerini azaltmak amacıyla kendi faaliyetleri ile derneğin içinde bulunduğu ağların faaliyetleri için izleme mekanizmalarını yaratır.
Rüşvet'in tanımı: "Bir kişiye bir görevi veya işi uygunsuz bir şekilde yerine getirmesi için ikna aracı veya ödül olarak; para, hediye veya değeri olan herhangi başka bir şeyi teklif etmek, vermek, almak, söz vermek veya istemek."
Yetkililerle veya diğer işle ilgili ziyaretlerde küçük bir hediye götürmek veya almak uygun olmakla birlikte; aşırı bir hediye özellikle karşı tarafın kararını etkileyecekse bir rüşvet olarak görünebilir. *Bağış almak: Bazı durumlarda rüşvet bağış kılıfı ile de verilebilir.
Rüşvetin yaygın belirtileri: *Ödemeler anormal miktarlarda veya olağandışı yöntemlerle yapılır. *Alınan paranın hesabını vermekte başarısız olurlar. *Karar alma için var olan onay mekanizmaları işletilmez. *Kararlar gerekli yasal veya mali belgeler olmaksızın alınır. *Bireyler belirli meseleler veya ilişkiler hususunda ketum davranırlar ve bunlarla kişisel olarak ilgilenmekte ısrarcı olurlar. *Kayıtlar eksik, yanlış veya kayıp olurlar.
Yozlaştırma ise güvenin, gücün ya da uygunsuz kazanca yol açan pozisyonun kötüye kullanılması olarak tanımlanır.
Olayları/Şüpheleri rapor etme görevi: 17 Mayıs Derneği çalışanları rüşvetin veya yozlaşmanın herhangi bir belirtisini - gerçekleşir gerçekleşmez kendi yöneticilerine bildirmelidirler.
Kendisine bildirim yapılan yönetici konuyu ciddiyetle ve gizlilikle ele almalıdır ve mümkün olan en kısa sürede Dernek Yönetimine iletmelidir. Eğer çalışan fark ettiği belirtiyi yöneticisine bildiremeyeceğini hissediyorsa (örneğin yöneticisinin rüşvet olayına şahsen karıştığını düşünüyorsa) meseleyi doğrudan Dernek Yönetim Kurulu Başkanı'na götürmelidir.
İstisnai Koşullar: Bazı istisnai durumlarda normal şartlar altında uygun olmayan ödemeler, hediyeler veya teşvikler meşru olabilir: Eğer bir çalışan kendisinin veya bir başkasının sağlığına veya kişisel güvenliğine yönelik bir tehdit ile karşılaşmışsa: - Gerekli ödemeyi, hediyeyi veya teşviki suçlanma korkusu olmadan yapmalıdır. - Meseleyi mümkün olan en kısa sürede yöneticisine bildirmelidir.
Yolsuzluk Riskleri ile Başa Çıkmak için Yönetim, bu konuda dernek yönetim kurulu, denetim kurulu, disiplin kurulu, ombudsman, dernek avukatı ve genel koordinatör ya da atayacağı personelden oluşan bir ekip yolsuzluk iddialarını araştırır ve raporlaştırır.
Maliyet paylaşımı söz konusu olan projelerde fon veren kurumlarının bilgilendirilmesine, maliyet paylaşımı insan kaynağı söz konusu olduğunda yönetim kurulu kararı ile kayıt altına alınmasına ve maliyet paylaşımına katkı sağlayan bütün kurumlarının katkılarının ayrıntılandırılmış bütçe üzerinden görünür olacak şekilde hazırlanmasına ve yönetim kurulu kararı ile onaylanmasına ve proje denetimi ve/veya dernek denetimi sırasında maliyet paylaşımın proje denetim raporuna yansıtılır.